همه چیز در مورد صورتحساب ارجاعي
صورتحساب ارجاعي یکی از مهمترین صورتحساب هایی به شمار می رود که به وسیله فروشنده برای خریدار صادر می شود. این نمونه صورتحساب را به عنوان صورتحسابی که موضوع آن اصلاحی است می شناسند. صورتحساب های ارجاعی برای برگشت از ابطالی و فروشی صادر می گردند. در دنیای حسابداری که روز به روز پیشرفته می شود از صورتحساب های الکترونیکی استفاده می کنند. صدور صورت حساب های الکترونیکی برای شفاف سازی حساب ها مزیت زیادی دارد. صورت حساب های ارجاعی هم به صورت الکترونیکی صادر می شوند. برای صادر کردن صورت حساب های ارجاعی باید اصول مشخص شده ای رعایت شود که در این مطلب می خواهیم هر یک از موارد ضروری را عنوان نماییم.
صورتحساب ارجاعي در سامانه موديان چیست و دلیل صادر کردن آن
برای اینکه بدانید صورتحساب ارجاعي در سامانه موديان چيست دلایل صادر کردن این صورتحساب را به خوبی ارزیابی کنید. استانداردهای مشخص شده ای در این صورتحساب وجود دارد. برخی از مهمترین دلایلی که مربوط به صادر کردن صورتحساب های ارجاعی هستند عبارتند از :
1. تخفیف یا اعتبار
یکی از مهمترین دلایل استفاده از صورتحساب ارجاعي زمانی است که فروشنده تصمیم می‌گیرد به خریدار تخفیف بدهد. همچینن در برخی از موارد که فروشنده می خواهد برای مشتریان خود اعتبار مالی ایجاد کند این صورتحساب را صادر خواهد کرد. در صورتی که صورت حساب های ارجاعی برای مشتریان صادر شوند مشتریان اعتبار ویژه ای برای خریدهای آینده خواهند داشت.
2. بازگشت کالا
یکی از دلایل مهمی که صورتحساب ارجاعی در سامانه مودیان ثبت می شود زمانی است که که خریدار کالایی را به دلیل معیوب بودن، باز می گرداند. همچنین اگر در برخی از موارد کالایی نادرست باشد باید این فاکتور صادر گردد. در صورتی که کالاهای ارسال شده اینترنتی باشند و عدم تطابق آنها ثابت شود باید این فاکتور را صادر کنند.
3. اصلاح کردن اشتباهات در صورتحساب ارجاعی
در برخی از موارد اگر اشتباهی در صورتحساب اصلی به وجود آید باید اقدام به صدور صورتحساب ارجاعي نماییم. برخی از فروشندگان امکان دارد در صورت حساب اصلی قیمت را به اشتباه وارد کنند که در این مواقع باید این فاکتور صادر شود. همچنین در صورت اشتباه بودن تعداد کالا این فاکتور را صادر می کنند. هر یک از فروشندگان شاید دچار این اشتباهات شوند که برای رفع اشتباهات باید اقدامات لازم جهت صدور این صورت حساب انجام شود.
صورتحساب الکترونيکي ارجاعي
صورتحساب الکترونيکي ارجاعي در سامانه مودیان به عنوان مدرکی شناخته می شود که برای ثبت کردن تغییرات در حساب های مالی و موجودی انواع کالاها صادر خواهد شد. بنابراین نیاز است که بیشتر کسب و کارها برای صادر کردن این صورت حساب اقدام نمایند. به طور معمول این صورت حساب شامل اطلاعات زیادی است. اطلاعات متنوعی مانند تاریخ دقیق، شماره صورتحساب اصلی فعالیت ها، جزئیات انواع کالاهای بازگشتی و مبلغ اعتبار در این صورت حساب وارد می شوند.
صورتحساب الکترونيکي ارجاعي (Electronic Credit Note) به عنوان یک نسخه دیجیتال صورتحساب کاربرد زیادی دارد و به صورت الکترونیکی صادر می‌شود. این صورت حساب شامل اطلاعاتی مشابه با صورتحساب ارجاعی سنتی می باشد. مزیت های این نوع صورتحساب زیاد است و به همین دلیل بیشتر کسب و کارهای صورت حساب های ارجاعی را به صورت اینترنتی صادر می کنند. برخی از مزیت های صورت حساب های الکترونیکی ارجاعی عبارتند از :
1. کاهش استفاده از کاغذ در صورتحساب ارجاعی:
استفاده از صورتحساب الکترونيکي ارجاعي به کمتر مصرف کردن کاغذ کمک زیادی می کند. زمانی که برای انجام امور مالی از کاغذ کمتری استفاده شود به حفاظت از محیط زیست کمک زیادی خواهید کرد. برای انجام دادن امور مالی به کاغذ زیادی نیاز دارید ولی اگر به صورت الکترونیکی امور حسابداری انجام شود کارها سریعتر پیگیری خواهد شد.
2. سهولت در ذخیره سازی:
صورتحساب ارجاعي به راحتی در انواع سیستم های دیجیتال ذخیره و مدیریت می گردد. در صورتی که ذخیره سازی اطلاعات مالی به درستی انجام شود شما می توانید به راحتی ادامه عملیات را انجام دهید. اگر صورت حساب های ارجاعی به صورت الکترونیکی باشد، ذخیره سازی به خوبی انجام می شود ولی در سیستم سنتی ذخیره سازی انجام نمی گشت.
3. دقت بیشتر صورتحساب ارجاعي :
با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری مانند سیستم صورتحساب الکترونيکي ارجاعي ، احتمال خطا در صدور و محاسبه اطلاعات به کمترین اندازه می رسد. اگر شما از سیستم سنتی برای پیگیری امور حسابداری استفاده کنید دچار اشتباهات زیادی می شوید که رفع آنها زمان بر است.
4. سرعت بالای صورتحساب ارجاعي برای ارسال:
صورتحساب الکترونيکي ارجاعي در کمترین بازه زمانی و به راحتی به وسیله ایمیل برای خریداران ارسال می گردد. همچنین در سیستم‌های مدیریت مالی می توانید هر یک از اطلاعاتی که مربوط به این صورتحساب است را برای خریداران ارسال کنید.
5. امکان پیگیری و گزارش‌گیری:
در صورتحساب ارجاعي به راحتی هر یک از اطلاعاتی که وجود دارند قابل پیگیری و گزارش‌گیری هستند. انواع اطلاعاتی که در این سیستم درج می شوند را می توانید در تحلیل های مالی و حسابداری مورد استفاده قرار دهید.
گزينه صورتحساب ارجاعي در سامانه موديان
گزينه صورتحساب ارجاعي در سامانه موديان به هر یک از کابران این امکان را می دهد که انواع صورتحساب های ارجاعی را به صورت الکترونیکی ثبت کرده و مدیریت نمایند. این گزینه به طور معمول شامل مراحل متفاوتی می باشد. کاربران می‌توانند با درج اطلاعات مربوط به صورتحساب اصلی انواع کالاهای بازگشتی و مبلغ اعتبار را ارزیابی کنند. اطلاعاتی که مربوط به خریدار و فروشنده هستند باید به دقت وارد شوند تا اعتبار آنها به درستی ثبت گردد. پس از ثبت و تأیید نمودن اطلاعات، صورتحساب به صورت الکترونیکی برای خریدار ارسال خواهد شد. کاربران قادر خواهند بود وضعیت صورتحساب های ارجاعی را پیگیری کنند و گزارش‌های مالی مربوط به صورتحساب ها را دریافت نمایند.
معني صورتحساب ارجاعي در کارپوشه
معني صورتحساب ارجاعي در کارپوشه این است که سندی در سیستم مدیریت مالی و حسابداری خریدار، برای ثبت و مدیریت کردن بازگشت کالا یا اعتبار مالی ایجاد می شود. این صورتحساب که صادر می شود به عنوان مدرکی برای ثبت کردن تغییرات در حساب ها و موجودی کالاها به بهترین نحو ممکن عمل می‌کند. اطلاعات زیادی در این مدرک وجود دارد که مربوط به خریدار و فروشنده هستند. همچنین اطلاعات کالا، دلیل ارجاع، تاریخ و شماره صورتحساب، مبلغ اعتبار و ... هم وجود دارند.