انبار در اکسل، مبحث کاربردی و مهمی است که در این محتوا به بررسی آن خواهیم پرداخت. یکی از چالش هایی که بسیاری از صاحبان کسب و کارهای مختلف، با آن روبرو هستند، کنترل ورود کالا به انبار و یا خروج کالا از انبار می باشد. اگر یک مدیر شرکت و یا یک صاحب فروشگاه، از موجودی انبار خود اطلاع نداشته باشد، با مشکلاتی از قبیل کسری کالا و یا خرید اضافه کالا مواجه می شود. یکی از روش های ایده آل جهت کنترل موجودی انبار، استفاده از نرم افزار اکسل است. در این مقاله قصد داریم تا انبارداری در نرم افزار اکسل را به صورت جامع مورد بررسی قرار دهیم. اگر شما هم می خواهید تا با نحوه طراحی یک برنامه انبارداری در اکسل، بیشتر آشنا شوید، تا پایان با ما همراه باشید.
انبار در اکسل
همانگونه که در پاراگراف قبل نیز به شما توضیح دادیم، اکسل، یک اپلیکیشن کاربردی جهت کنترل موجودی انبار یک شرکت، کارخانه و یا یک فروشگاه است. با استفاده از اکسل در فرآیند انبارداری، شما می توانید از مزایای زیر بهره مند شوید:
• آگاهی از موجودی انبار به صورت لحظه ای
• استفاده بهینه از فضای موجود در انبار
• تامین کالاهای مورد نیاز در کوتاه ترین زمان ممکن
• اطلاع از هزینه های محصولات خریداری شده و یا فروخته شده
کاردکس انبار در اکسل
کاردکس انبار در اکسل، در واقع فرمی است که حاوی اطلاعات جامعی در مورد یک کالا می باشد. به عنوان مثال، با استفاده از کاردکس، شما می توانید اطلاعات زیر را در مورد کالای X، به دست آورید:
• موجودی اولیه کالای X
• تعداد کالای X وارد شده به انبار
• زمان ورود کالای X به انبار
• زمان خروج کالای X از انبار
• تعداد کالای X خارج شده از انبار
• هزینه خرید کالای X
• هزینه فروش کالای X
کاردکس کالا را در گذشته به صورت کاغذی تهیه می کردند اما امروزه نرم افزار اکسل، به بستری مناسب برای ایجاد کاردکس تبدیل شده است. شما می توانید کاردکس هر کالا در نرم افزار اکسل را به صفحه اصلی انبارداری خود در این نرم افزار متصل نمایید. بدین ترتیب، با ایجاد تغییر در صفحه کاردکس، موجودی کلی انبار نیز تغییر خواهد کرد. در ادامه این مطلب، نحوه فرمول نویسی در نرم افزار اکسل به منظور ایجاد ارتباط بین صفحات مختلف انبار را بیشتر توضیح خواهیم داد.
حواله انبار در اکسل
هنگامی که یکی از واحد های شرکت یا کارخانه، قصد دارد تا کالایی را از انبار خارج کند و یا هنگامی که یک محصول توسط شخصی خریداری می شود، انباردار باید فرمی تحت عنوان حواله انبار را صادر نماید. این فرم نشان می دهد که در یک تاریخ خاص، تعداد مشخصی از یک کالا، از انبار خارج شده است.
در گذشته، حواله انبار توسط انباردار به صورت دستی نوشته می شد اما امروزه امکان تولید حواله انبار در اکسل، وجود دارد. شما می توانید با فرمول هایی که در بخش های بعدی به شما ارائه خواهیم داد، حواله را در نرم افزار اکسل، به صفحه اصلی انبار متصل کنید تا پس از صدور حواله یک کالا، موجودی این کالا در صفحه اصلی به صورت خودکار کاهش یابد.
موجودی انبار در اکسل
یکی از ویژگی های برجسته استفاده از نرم افزار اکسل در فرآیند انبارداری، امکان مشاهده موجودی انبار به صورت لحظه ای است. این نرم افزار می تواند با توجه به اطلاعات ثبت شده در مورد ورود و خروج کالا ها، موجودی انبار را به شما نشان دهد. البته به منظور نشان دادنِ موجودی انبار، شما باید از فرمول های خاصی در اکسل استفاده نمایید که در بخش های بعدی مقاله به توضیح آن خواهیم پرداخت.
ایجاد انبار در اکسل
ایجاد انبار در اکسل، یک قابلیت کلیدی و ویژه در این نرم افزار است. با استفاده از نرم افزار اکسل، شما می توانید ورود کالاهای مختلف به انبار، خروج آنها از انبار و موجودی انبار در حال حاضر را مشاهده کنید. همچنین، این نرم افزار توانایی تولید حواله خروج را نیز دارد. اگر شما برنامه نویسی های لازم را در اکسل انجام داده باشید، نرم افزار فوق پس از صدور حواله خروج، به صورت خودکار، موجودی انبار را کاهش می دهد. همچنین، اکسل توانایی تولید فاکتور را نیز دارد که در بخش بعد، به توضیح آن خواهیم پرداخت.
فاکتور انبار در اکسل
هنگامی که یک شخص، کالا یا کالاهایی را از شما خریداری می کند، ممکن است از شما بخواهد تا فاکتوری را برای وی صادر کنید. صدور فاکتور به صورت دستی، نسبتاً وقت گیر می باشد و ممکن است حسابدار در فرآیند تهیه فاکتور دستی نیز اشتباهات ناخواسته ای را انجام دهد. به همین دلیل، شما می توانید در این زمینه از نرم افزار اکسل کمک بگیرید. نرم افزار اکسل می تواند به صورت خودکار و با دریافت اطلاعات اولیه، فاکتور ها را صادر کند. البته شما ابتدا باید یک فاکتور خام را طراحی نمایید و سپس با انجام برنامه نویسی، به اکسل دستور دهید تا اطلاعات فروش را در فاکتور خام درج کند.
فرم انبار در اکسل
در فرآیند انبارداری، شما ممکن است نیاز داشته باشید تا فرم های مختلفی را طراحی کنید و به واحد ها یا اشخاص گوناگونی تحویل دهید. اکسل در این زمینه می تواند بسیار کاربردی باشد. تنها کارهایی که شما باید انجام دهید، تهیه یک فرم خام با سربرگ کارخانه یا شرکت تان و انجام برنامه نویسی های لازم است. با نوشتن برنامه، به اکسل دستور داده می شود تا اطلاعات مورد نیاز را از پایگاه داده انبار استخراج کند و در فرم خام وارد نماید.
کدینگ انبار در اکسل
کدینگ انبار در اکسل، به اختصاص دادنِ یک کد به یک کالا گفته می شود. به عنوان مثال، اگر شما کد 01 را به کالای X اختصاص دهید، در فرآیند برنامه نویسی دیگر نیازی به وارد کردنِ نام کامل کالای X ندارید و می توانید با ثبت کد 01، اطلاعات این کالا را فراخوانی کنید.
فرمول محاسبه موجودی انبار در اکسل
به منظور ساخت یک صفحه انبارداری در اکسل، شما باید از فرمول های مختلفی استفاده کنید. در این بخش، تمامی مراحل ساخت انبار در اکسل را به شما توضیح خواهیم داد:
1. ساخت Datasheet اولیه
یک صفحه را در نرم افزار اکسل باز کنید و اطلاعات اولیه ( مانندِ کد کالا، نام کالا، قیمت کالا و...) را در آن وارد نمایید. سپس با استفاده از کلید های کنترل و T، این اطلاعات را در جدولی به نام Initial قرار دهید.
2. ساخت صفحه Input
یک صفحه جدید به نام Input را در نرم افزار اکسل باز کنید و اطلاعاتی مانندِ نام کالاهای ورودی، کد کالاهای ورودی، تاریخ کالاهای ورودی و تعداد کالاهای ورودی را در آن وارد نمایید. اگر در این بخش از تابع VLOOKUP استفاده کنید، با وارد کردنِ شماره کالا، سایر اطلاعات کالا از جدول Initial به صورت خودکار فراخوانی خواهند شد. فرمول تابع VLOOKUP برای فراخوانی جدول Initial به صورت زیر است:
= VLOOKUP [ [شماره کالا]@]), initial, 2,FALSE(
3. ساخت صفحه Output
یک صفحه جدید همانند صفحه Input را ایجاد کنید و به جای ستون ورودی، ستون خروجی را ثبت نمایید.
4. ساخت صفحه موجودی
یک صفحه دیگر را در نرم افزار اکسل ایجاد کنید. ستون هایی مانندِ کد کالا، ورودی، خروجی، موجودی اولیه و موجودی فعلی را در این صفحه ثبت نمایید. برای فراخوانی اطلاعات، از فرمول های زیر استفاده کنید:
= VLOOKUP [ [شماره کالا]@]), initial, 2,FALSE(
= VLOOKUP [ [شماره کالا]@]), initial, 3,FALSE(
= VLOOKUP [ [شماره کالا]@]), initial, 4,FALSE(
شماره های 2، 3، 4، و...، شماره های ستون های کد کالا، نام کالا و... جهت فراخوانی می باشند.
5. ثبت فرمول جمع کردنِ ورودی ها و خروجی های یک کالا
برای جمع کردنِ ورودی ها و خروجی های یک کالا از فرمول های زیر استفاده نمایید:
= SUMIF (input [شماره کالا] , [@[شماره کالا]] , input [ورودی])
= SUMIF (output [شماره کالا] , [@[شماره کالا]] , output [خروجی])
6. ثبت فرمول موجودی نهایی
در نهایت، برای ثبت شدنِ موجودی نهایی، فرمول زیر را مورد استفاده قرار دهید:
= [@[موجودی اولیه]] – [@خروجی] + [@ورودی]
اکسل انبارداری پیشرفته
نرم افزار اکسل معمولاً برای فرآیند های انبارداری شرکت های کوچک مورد استفاده قرار می گیرد اما با انجام برنامه نویسی های پیشرفته، می توان از اکسل برای مدیریت انبار های شرکت های بزرگ نیز استفاده کرد.
دفتر انبار در اکسل
دفتر انبار، حاوی اطلاعاتی جامع در مورد ورود کالا به انبار و خروج کالا از انبار می باشد. این دفتر در نرم افزار اکسل و با استفاده از برنامه نویسی، قابل طراحی است.
فیلم انبار در اکسل
در ادامه برای آشنایی بیشتر به مبحث انبار در اکسل ، چند کلیپ از دوره اکسل حسابداری مقدماتی انتخاب و به صورت زیر ارائه میشود.
لینک انبار و حواله های روزانه
حسابداری کالا
محاسبات ریالی انبار
جمع بندی انبار
سوالات متداول انبار در اکسل
1. ثبت انبار در اکسل به چه معناست؟
ثبت انبار در اکسل به معنای ثبت موجودی انبار با استفاده از برنامه نویسی در نرم افزار اکسل است.
2. اهمیت یادگیری انبارداری با اکسل Excel چیست؟
با استفاده از نرم افزار اکسل، شما می توانید فرآیند های انبارداری را با سرعت و دقت بالایی انجام دهید.
مقالات پیشنهادی