فیش حقوقی در اکسل می تواند به اختصاصی سازی فاکتورهای فیش کمک کند. به همین دلیل است که امروزه اکثر کسب و کارها برای طراحی و صدور فیش حقوقی از نرم افزار اکسل استفاده می نمایند. نکته قابل توجه این است که در نرم افزار اکسل می توان تمام جزئیات و ویژگی های مورد نظر را لحاظ کرد. به طور کلی امروزه بسیاری از افراد می خواهند فیش حقوقی خود را مطابق با روند کاری مجموعه خودشان طراحی نمایند. این موضوع موجب می شود تا طراحی در نرم افزار اکسل را به طراحی در نرم افزارهای آماده ترجیح دهند. البته فراموش نکنید که طراحی فیش حقوقی در اکسل نیاز به آموزش دارد. به همین منظور در ادامه قصد داریم شما را با صفر تا صد طراحی فیش حقوقی در نرم افزار اکسل آشنا کنیم.
فیش حقوقی در اکسل
فیش حقوقی یکی از انواع اسناد مالی محسوب می شود که استفاده از آن برای کارفرمایان از اهمیت فوق العاده بالایی برخوردار است. در این سند مالی اطلاعات مختلفی در رابطه با میزان دستمزد، حقوق و مزایای کار لحاظ شده اند. به همین دلیل تنظیم و استفاده از فیش حقوقی می تواند به شفافیت ارتباطات کارفرما و کارگران کمک کند. بنابراین هیچ گونه ابهامی در میزان حقوق، مزایا، کسورات و ... باقی نخواهد ماند. فیش حقوقی را معمولا در بازه زمانی مشخص که اکثرا ماهانه می باشد، صادر می نمایند. در این فیش تمام جزئیات مربوط به کسورات مالیاتی، حق بیمه، پاداش، مزایا، کسورات قانونی، دستمزد و ... لحاظ می گردند.
فیش حقوقی در اکسل با استقبال فوق العاده ای قرار گرفته و امروزه بسیاری از کارفرمایان ترجیح می دهند برای طراحی فیش حقوقی از این نرم افزار استفاده نمایند. از مهم ترین ویژگی های استفاده از نرم افزار اکسل برای تنظیم فیش حقوقی می توان به موارد زیر اشاره داشت.
• وارد کردن اطلاعات مربوط به قرارداد کارمندان در کنار متغیر حقوق و مزایای ثابت آن ها
• امکان برآورد دقیق مسائل حقوقی برای پرداخت های مالی دقیق و درست
• محاسبه نمودن میزان مالیات و بیمه کارمندان با استناد به جدول مالیاتی
• دسترسی به جدول مالیاتی و برآورد درصد مالیات حقوق مربوط به سال جاری
• محاسبه کردن میزان حقوق کارمندان با توجه به روزهای کاری آن ها، اضافه کار و یا کسر کار کارمندان
• صادر کردن فیش حقوقی هر کدام از کارمندان با توجه به کد پرسنلی آن ها
• صدور فیش حقوقی به صورت فایل PDF به شکل اتوماتیک و با تفکیک کد پرسنلی
طراحی فیش حقوقی در اکسل
برای طراحی فیش حقوقی در اکسل باید به گونه ای اقدام نماییم که با انتخاب هر کد ملی یا کد پرسنلی، اطلاعات مربوط به کارمند مورد نظر در جای خودش نمایش داده شود. یکی از روش های طراحی فیش حقوقی در نرم افزار اکسل وارد کردن کد ملی در سلول I3 می باشد. در این روش باید اطلاعات شیت دیتابیس در قسمت مناسب قرار داده شوند و سپس از ترکیب تابع Vlookup و Match استفاده شود. با استفاده از این دو کار به صورت مشترک، تابع مقابل هر سلول قرار می گیرد و مقدار آن سلول در شیت دیتابیس قابل فراخوانی می باشد. یک نکته بسیار مهم وجود دارد که هنگام استفاده از این روش باید به آن توجه داشته باشید. فراموش نکنید که عناوین مورد استفاده در فیش حقوقی باید حتما مشابه سرستون های دیتابیس باشند. در غیر این صورت خروجی تابع Match اشتباه خواهد بود.
در این فرمول، مقدار سلول I3 در شیت دیتابیس قابل جستجو می باشد و داده مربوط به سرستون نمایش داده می شود. در نهایت نیز برای اینکه بتوان دریافتی خالص را به صورت حروف دریافت نمود، باید از روش گرد کردن استفاده کرد. این روش موجب می شود تا هنگام تبدیل اعداد اعشاری به حروف، متن خیلی طولانی نشود. در صورتی که قصد دریافت فایل پی دی اف فیش حقوقی را داشته باشید، در این مرحله می توانید با یک کلید، فیش های حقوقی را دریافت نمایید.
نمونه فیش حقوقی در اکسل
با مشاهده و دریافت نمونه فیش حقوقی در اکسل می توانید دید درست تری نسبت به طراحی فیش حقوقی در این نرم افزار پیدا کنید. بنابراین با دقت و سرعت بیشتری می توانید فیش حقوقی اختصاصی خود را در اکسل طراحی نمایید. برای نمونه بهتر است بدانید که در صورت طراحی ابتدایی فیش حقوقی در اکسل با نمونه زیر مواجه خواهید شد.
بسیاری از کارفرمایان با توجه به شرایط کاری خود و استدلال های مدیریتی انتخاب شده، ممکن است بخواهند تغییراتی در فیش حقوقی اعمال نمایند. بنابراین می توانند هنگام طراحی فیش حقوقی در اکسل بخش هایی را اضافه و یا کسر کنند.
محاسبه فیش حقوقی در اکسل
نکته بسیار مهم و کلیدی در رابطه با طراحی فیش حقوقی در اکسل مربوط به میزان تخصص کاربر در محاسبه فیش حقوقی است. قطعا وارد کردن اعداد و ارقام در نرم افزار را هر کسی به راحتی می تواند انجام دهد، اما نحوه محاسبه این اعداد و ارقام کار هر کسی نیست. به طور کلی حسابداری که وظیفه تنظیم و طراحی فیش حقوقی را در نرم افزار اکسل به عهده دارد، موظف به انجام کارهای زیر می باشد.
• دستیابی به اطلاعات مربوط به قراردادهای پرسنل و توانایی ارزیابی آن ها
• مطلع شدن از وظایف کاری خود و پیگیری و انجام به موقع آن ها
• دستیابی به اطلاعات مربوط به کار و عملکرد پرسنل، شرایط کاری آن ها و همچنین بررسی روند پیشرفت و ارتقاء پرسنل
• تهیه نمودن یک لیست از کسورات مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان
• نظارت روی میزان حقوق و دستمزد کارکنان
• ثبت نمودن اطلاعات مربوط به عملکرد پرسنل به صورت ماهانه
• ثبت میزان حقوق پرسنل به همراه بیمه آن ها
• تفکیک نمودن واحدهای کاری برای ارزیابی دقیق تر میزان حقوق و دستمزد
• نظارت روی درست محاسبه کردن میزان دستمزد پرسنل و تایید نمودن لیست مربوط به حقوق
• محاسبه نمودن میزان اضافه کاری پرسنل و دستمزد آن
• بررسی و محاسبه مزایایی که پرسنل مشمول آن می شوند.
• محاسبه کردن میزان افزایش حقوق در سال جاری و یا در صورت ارتقاء شغلی پرسنل
• دریافت انواع لیست های مربوط به کسورات بیمه و مالیات از شعب مربوطه و بررسی آن ها
• ثبت نمودن اسناد حقوقی حسابداری
• بررسی کردن میزان معوقات پرداختی کارکنان
• محاسبه نمودن بازخرید، پایان خدمت، مرخصی و ... مربوط به کارکنان
• ارائه اطلاعات لازم مربوط به حقوق پرسنل به آن ها
• ثبت فیش حقوقی در اکسل با توجه به محاسبات انجام شده
• تحویل نسخه نهایی به واحد پرداخت
فرمول فیش حقوقی در اکسل
برای تنظیم فیش حقوقی در اکسل لازم است تا با فرمول طراحی آن آشنا شوید. برای اینکه متوجه شوید، چگونه می توان برای هر کدام از پرسنل فیش حقوقی مجزا صادر نمود، در ادامه با ما همراه باشید.
تصور کنید که یک دیتابیس دارید که اطلاعات حقوق و دستمزد تمام پرسنل در آن لحاظ شده است. این اطلاعات شامل حقوق، مزایا، بیمه، کسورات، مالیات و .... می شوند. حالا شما قصد دارید که برای هر کدام از پرسنل با توجه به اطلاعات درج شده برای آن ها فیش حقوقی اختصاصی صادر نمایید. برای این کار باید با انتخاب نمودن کد ملی یا کد پرسنلی هر فرد، اطلاعات مربوط به او ثبت شود.
در سلول I3 باید کد ملی هر فرد وارد شده و اطلاعات مربوط به او در شیت دیتابیس جایگذاری شود. برای انجام این کار نیاز است تا از Match و تابع Vlookup به صورت ترکیبی استفاده کرد. با انجام این کار تابعی که در قسمت جلوی هر سلول تعریف می شود، می تواند اطلاعات مربوط به آن را در دیتابیس فراخوانی نماید. فرمول مورد نظر عبارت است از:
=VLOOKUP($I$3,’حقوق و دستمزد’!$A$1:$L$15,MATCH(فیش!J4,’حقوق و دستمزد’!$A$1:$L$1,0),0)
در بخش خالص دریافتی نیز باید افزوده ABH را مورد استفاده قرار داد تا اعداد به حروف تبدیل شوند. از طرفی برای جلوگیری از طولانی شدن حروف به دست آمده باید آن را با استفاده از تابع Roundup گرد نمود.
در نهایت نیز باید فیش حقوقی تنظیم شده را به صورت پی دی اف ذخیره نمود. برای این کار ممکن است به مشکل برخورد کنید که در این صورت می توانید از کد نویسی VBA استفاده نمایید.
هنگام استفاده از فرمول فیش حقوقی در اکسل بهتر است چند نکته بسیار مهم و کاربردی را مورد توجه قرار دهید. این نکات به شرح زیر می باشند.
• برای اینکه بتوانید مسائل را در محاسبه فیش حقوقی برطرف نمایید، می توانید از Mail Merge استفاده نمایید.
• عناوین لحاظ شده در فیش حقوقی باید کاملا مشابه سرستون هایی باشد که در دیتابیس لحاظ شده اند. اگر به این موضوع توجه نکنید، نمی توانید خروجی درستی داشته باشید.
• اگر مقدار فراخوانی شده از میزان پهنای سلول بزرگتر بود، می توانید با تغییر دادن سایز فونت، آن را تنظیم نمایید. برای برطرف نمودن این مشکل به راحتی می توانید در ابتدای تنظیم فیش حقوقی، تمام سلول ها را در حالت Shrink to fit قرار دهید.
صدور فیش حقوقی در اکسل با استفاده از vba
یکی از رایج ترین مشکلاتی که هنگام تهیه فیش حقوقی در اکسل رخ می دهد، عدم صدور فیش حقوقی درست و مرتب است. به طور کلی زمانی که می خواهیم فیش حقوقی تنظیم شده در نرم افزار اکسل را به PDF تبدیل کنید، ممکن است برخی کدهای ملی اشتباه و برعکس چاپ شوند. در این صورت از کد نویسی VBA استفاده می گردد. این کد نویسی تمام سلول های موجود در ستون کد ملی را شناسایی می کند و حلقه For ایجاد می نماید. در این صورت کدها جایگزین می شوند و در نهایت به صورت فایل پی دی اف و با نام خود فایل ذخیره می گردد.
به طور از مهم ترین دلایل استفاده از کد نویسی VBA برای صدور فیش حقوقی در اکسل تبدیل شدن درست و دقیق فایل اکسل به PDF است. با این وجود استفاده کردن از VBA مزایای دیگری نیز دارد که مهم ترین آن ها محاسبات خودکار اطلاعات در شیت ها می باشد. این موضوع می تواند در افزایش دقت تنظیم فیش حقوقی و همچنین اطمینان از صحت صدور آن نقش بسیار موثری داشته باشد. از طرفی برنامه VBA به صدور فیش های حقوقی به صورت تفکیک شده با توجه به کدهای پرسنلی تعریف شده نیز می پردازد.
سوالات متداول فیش حقوقی در اکسل
از رایج ترین سوالاتی که در رابطه با طراحی و ارسال فیش حقوقی در اکسل پرسیده می شوند، عبارتند از:
1. چه اطلاعاتی در فرم فیش حقوقی درج می‌شود؟
در فیش حقوقی اطلاعات متعددی درج می شوند که با توجه به مدیریت و شیوه کار کارفرما ممکن است متفاوت باشند. با این وجود از اطلاعات مهم و مشترک در تمام فیش های حقوقی می توان به موارد زیر اشاره داشت.
- مشخصات فردی کارکنان و کارگران که شامل مشخصات هویتی، کد پرسنلی و ... می شود.
- جزئیات مربوط به درآمد اساسی کارمندان و کارگران که با توجه به پایه حقوق و مزایای اصلی تنظیم می گردد.
- اطلاعات مربوط به مزایای اضافی کارمندان و کارگران که شامل اضافه کار، پاداش تولیدی، افزایش حقوقی و ... می شود.
- کسورات حقوقی کارگران و کارکنان مانند بیمه اجتماعی، مالیات، عوارض و دیگر کسورات قانونی از دیگر مواردی هستند که در فیش حقوقی لحاظ می گردند.
- مبلغ دریافتی نهایی کارمندان و کارگران که توسط آن ها دریافت می شود.
2. چگونه می توان فرم فیش حقوقی را تهیه کرد؟
برای تهیه فرم فیش حقوقی می توان از نرم افزارهای مربوط به فیش حقوقی استفاده نمود. این نرم افزارها می توانند اطلاعات کارکنان را به صورت دقیق و کامل ذخیره نمایند. بنابراین امکان برآورد حقوق و دستمزد کارکنان بسیار راحت خواهد شد. یکی از کاربردی ترین نرم افزارهای طراحی فیش حقوقی، نرم افزار اکسل است. امروزه اکسل یکی از پرکاربردترین و محبوب ترین نرم افزارهای طراحی فیش حقوقی محسوب می شود. این نرم افزار امکان اختصاصی سازی فیش حقوقی را فراهم می نماید و کارفرمایان می توانند با توجه به شیوه کار خود مناسب ترین فیش حقوقی را تعریف کنند.
3. چرا استفاده از فرم فیش حقوقی ضروری است؟
استفاده از فرم فیش حقوقی می تواند در شفاف سازی شرایط و مسیر کار نقش بسیار موثری داشته باشد. از طرفی فیش حقوقی منجر به آگاهی نسبت به تعهدات کارفرما در برابر کارمندان شده و جزئیات حقوق را نیز در اختیار کارفرما قرار می دهد. از دیگر اطلاعات به دست آمده از طریق فیش حقوقی می توان از جزئیات تعهدات، مزایا و حقوق پرداختی مطلع شد. سهولت در دریافت وام و همچنین دسترسی به اسناد برای پیگردهای قانونی از دیگر دلایل ضرورت استفاده از فرم فیش حقوقی می باشند.
فیلم طراحی فیش حقوقی:
مقالات پیشنهادی مرتبط: