نحوه ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان و ارسال صورت وضعیت
موارد مهمی که در ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان باید مد نظر قرار گیرند، عبارتند از:
• آشنایی با صورت وضعیتهای مختلف موقت و قطعی.
• تهیه صورت وضعیت برای قراردادهای پیمانکاری.
• تنظیم صورت وضعیت در تاریخ‌های مورد نیاز.
• آشنایی با الگوی قراردادهای پیمانکاری.
• آشنایی با امکانات سامانه مودیان برای شرکتهای پیمانکاری.
• نحوه ارسال صورت وضعیت پیمانکاری در سامانه مودیان.
• نحوه ارسال صورتحساب الکترونیکی پیمانکاری با نرم افزارهای واسط.
• نحوه ثبت قرارداد پیمانکاری در سامانه مودیان.
• نحوه دریافت شناسه یکتای ثبت قرارداد پیمانکاری.
• نحوه ارسال قرارداد پیمانکاری در سامانه مودیان.
• آشنایی با شناسه کالا و خدمات مرتبط با پیمانکاری و نحوه تکمیل فرم مربوطه.
• نکات مهم جهت ارسال صورتحساب پیمانکاری.
در این مقاله ضمن آموزش ثبت قرارداد پیمانکاری در سامانه مودیان به بررسی و تشریح موارد فوق می‌پردازیم.
قرارداد پیمانکاری چیست؟
منظور از پیمانکاری، قبول تعهد به انجام دادن کاری برای شرکت یا شخص (که کارفرما نامیده می‌شود) در برابر اجرتی میباشد که در قرارداد پیمانکاری منظور شدهاست. پیمانکار یا مقاطعه کار، فرد حقیقی یا شرکت حقوقی است که قرارداد پیمانکاری را امضا کرده و مواد داخل قرارداد را اجرا می‌کند. یعنی پیمانکار متعهد می‌شود قراردادی که با کارفرما بسته است، با رعایت اصول و قوانین مربوطه اجرا نماید. کارفرما نیز انجام عملیاتی را منطبق با شرایط معین و در برابر مبلغ معین و در مدت منظور شده در قرارداد، به پیمانکار واگذار می‌نماید. موضوع قرارداد انجام عملیات مرتبط با پروژه مندرج در قرارداد است. انواع قرارداد پیمانکاری شامل مقاطعه ساختمان، مقاطعه حمل و نقل، مقاطعه تهیه کالا یا انجام خدمات میباشد.
نقش صورت وضعیت در ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان چیست؟
منظور از صورت وضعیت، فهرست هزینه کارهایی است که پیمانکار در عرض یک ماه انجام می‌دهد. به طور نمونه پیمانکار ساختمانی کلیه فعالیت‌هایی که در پروژه ساخت یک ساختمان در مدت یک ماه داشته است در قالب یک صورت وضعیت به کارفرما ارائه می‌دهد. لیست صورت وضعیت شامل هزینههای خرید مصالح، دستمزد کارگران و دیگر هزینه‌هایی میباشد که به درخواست کارفرما انجام پذیرفته‌است. سامانه مودیان یکی از نرم افزارهایی است که برای سهولت کار در این زمینه توسعه یافته و راه‌اندازی شدهاست.
نحوه ثبت صورت وضعیت پیمانکاری در سامانه مودیان یکی از حساس‌ترین وظایفی است که پیمانکاران و مهندسین باید تسلط کافی در تهیه این سند داشته باشند. صورت وضعیت شامل لیست کاملی از این موارد میباشد: فعالیت‌های انجام شده، زمان انجام هر فعالیت و هزینه‌هایی که براساس قرارداد باید پرداخت شود. پیمانکارِ یک پروژه ساختمانی از اول ماه تا تاریخ مورد نظر در قرارداد، صورت وضعیت میزان مصالح و سایر تجهیزات را تهیه کرده و آن را به گروه مشاور یا مهندس ناظر ارائه می‌دهد.
اهمیت تنظیم صورت وضعیت در قراردادهای پیمانکاری سامانه مودیان چیست؟
در طی فرایند انجام پروژه ساختمانی، پیمانکار صورت وضعیت‌هایی را تهیه کرده و به کارفرما ارسال می‌نماید. تنظیم صورت وضعیت به دلایل زیر اهمیت دارد:
• مدیران پروژه از فرایند عملیات انجام گرفته، اطلاع حاصل می‌کنند.
• تنظیم صورت وضعیت می‌تواند نوعی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه تلقی شود. طبق این سند می‌توان روند اجرای کار در زمان مشخص و هزینههای از قبل تعیین شده را پیگیری نمود.
• با تنظیم صورت وضعیت پیمانکاری، می‌توان یک نمای کلی از مراحل اجرای پروژه را نشان داد. توسط این گزارش، مدیران پروژه درمی‌یابند که پروژه آنها در چه مرحله‌ای است و مراحل بعدی کدامند.
• طبق این گزارش، نقاط ضعف و نیازهای پروژه مشخص شده و می‌توان صلاحیت پیمانکار برای اجرای پروژه را مشخص نمود.
با توجه به افزایش فعالیت‌های پیمانکاران، اموری مانند حسابداری پیمانکاری، قوانین حاکم بر قراردادها، مبانی حقوقی قراردادها و آگاهی از قوانین مالیاتی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار میباشد. به همین دلیل آموزش سامانه مودیان پیمانکاری و آموزش نحوه ثبت قرارداد پیمانکاری در سامانه مودیان از الزامات مدیریت پروژه‌های پیمانکاری و اطلاعات مالی میباشد.
نحوه ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان چگونه است؟
در نسخه به‌روزرسانی شده سامانه مودیان، امکان ایجاد «شناسه یکتای ثبت قرارداد» برقرار شدهاست. پیمانکاران می‌توانند با ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان، شناسه قرارداد را در کارپوشه خود دریافت کنند. پس از آن در هنگام ارسال فاکتورهای مربوطه، از آن شناسه استفاده نمایند. مراحل دریافت شناسه یکتای قرارداد به صورت زیر است:
• ابتدا وارد کارپوشه سامانه مودیان شوید.
• از منوهای سمت راست صفحه، روی مدیریت قراردادها کلیک کنید.
• سپس قراردادهای پیمانکاری را انتخاب نمایید.
• قرارداد را هم کارفرما و هم پیمانکار می‌توانند ثبت کنند و طرف مقابل قرارداد بایستی آن را تایید کند. در زمان انتخاب فیلد مربوط به «نقش شما در قرارداد» روی گزینه پیمانکار کلیک کنید.
• حالا اطلاعات کارفرما شامل کد اقتصادی کارفرما را وارد نمایید. در صورت نداشتن کد اقتصادی کارفرما، قرارداد را با شناسه هویتی و کد پستی، ثبت کنید.
• پس از تایید اطلاعات طرف قرارداد، می‌توانید کار را ادامه دهید.
• در این مرحله از ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان، نوع و تاریخ قرارداد را تعیین کنید. حالا می‌توانید از قراردادهای موجود در تاریخ وارد شده، استعلام بگیرید. استعلام قرارداد به این دلیل صورت می‌گیرد که از ثبت قرارداد تکراری جلوگیری شود.
• اکنون اطلاعات قرارداد شامل عنوان قرارداد، مبلغ کل قرارداد، تاریخ شروع قرارداد، تاریخ پیش بینی اتمام قرارداد، شماره داخلی قرارداد و توضیحات قرارداد را تکمیل نمایید.
• اگر نیاز به پیش‌پرداخت باشد، مقدار آن را وارد نموده و کلید «ثبت پیش پرداخت و علی‌الحساب» را فشار دهید.
• پس از ثبت داده‌ها، آنها را بررسی نموده و در صورت اطمینان از صحت اطلاعات، کلید «تایید نهایی» را فشار دهید.
• با انتخاب «جزئیات قرارداد» می‌توانید قراردادهای مرتبط را مشاهده نمایید.
• در مرحله تایید نهایی، شماره قرارداد و شناسه یکتای آن ساخته شدهاست.
• پس از دریافت شناسه قرارداد، در زمان ثبت صورتحساب، می‌توانید این شناسه را در صورتحساب‌های خود به‌کار برید.
نکات مهم در ثبت صورت وضعیت
ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان، به عنوان تکلیف قانونی پیمانکاران، مستلزم رعایت نکاتی جهت جلوگیری از مشکلات مالیاتی است.
به عنوان اولین نکته در ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان و ثبت قرارداد در سامانه مودیان، شناخت انواع صورت وضعیت (موقت برای پیش‌پرداخت، قطعی برای تسویه نهایی و ماقبل قطعی برای شرایط خاص) ضروری است و صورت وضعیت باید بر اساس قرارداد و پیشرفت واقعی کار تهیه شود. همچنین تنظیم و ارسال به موقع آن به سامانه مودیان اهمیت دارد زیرا تاخیر منجر به جریمه می‌شود. برای ارسال، معمولا از نرم‌افزارهای واسط استفاده شده و در هنگام ثبت، انتخاب صحیح نوع صورتحساب (پیمانکاری)، موضوع «اصلی» و الگوی «قرارداد پیمانکاری» و درج شناسه یکتای قرارداد (در صورت وجود) الزامی است.
برای اصلاح صورتحساب قبلی، از صورتحساب ارجاعی با تاریخ بعد از صورتحساب اصلی استفاده می‌شود که با صدور آن، صورتحساب اصلی باطل شده و برای برگشت کامل کالا/خدمات، صورتحساب ابطالی با مبلغ صفر صادر می‌شود؛ تا زمان پاسخ خریدار به صورتحساب اصلاحی، امکان اصلاح مجدد وجود ندارد. صورت وضعیت قطعی باید طی مدت مشخص (مثلا یک ماه) به مهندس مشاور و توسط او طی مدت معین (مثلاً دو ماه) به کارفرما ابلاغ شده و کارفرما نیز فرصت محدودی (مثلا سه ماه) برای تسویه حساب دارد؛ درج اطلاعات دقیق و کامل و هماهنگی با کارفرما و مهندس مشاور نیز از بروز اختلافات جلوگیری می‌کند.
ارسال صورتحساب به سامانه مودیان
الزامات قانونی در ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان
الزامات قانونی ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان، به عنوان بخشی از تکالیف مالیاتی پیمانکاران، در راستای شفافیت مالی و تسهیل فرآیند مالیات ستانی تعریف شده‌اند. بر اساس قوانین و مقررات موجود، پیمانکاران موظفند کلیه صورت وضعیتهای خود، اعم از موقت، قطعی و ماقبل قطعی را در سامانه مودیان ثبت و ارسال نمایند. این الزام شامل درج دقیق اطلاعات مربوط به قرارداد پیمانکاری، پیشرفت فیزیکی کار، مبلغ صورت وضعیت و سایر جزئیات مرتبط می‌شود. عدم رعایت این الزامات می‌تواند منجر به جرایم مالیاتی، از جمله جریمه تاخیر در ارسال یا عدم ارسال صورت وضعیت، و همچنین ایجاد ابهام در محاسبات مالیاتی گردد. علاوه بر این، ثبت صحیح صورت وضعیت در سامانه مودیان، به کارفرمایان نیز کمک می‌کند تا از صحت و قانونی بودن هزینههای پیمانکاری اطمینان حاصل کرده و در محاسبات مالیاتی خود از آن بهره ببرند. بنابراین، رعایت دقیق الزامات قانونی در ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان، برای هر دو طرف قرارداد، یعنی پیمانکار و کارفرما، از اهمیت بالایی برخوردار است.
مشکلات رایج و راه حل ها
ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان، با وجود مزایای فراوان، ممکن است با چالش‌ها و مشکلاتی برای پیمانکاران همراه باشد. در این بخش به بررسی رایج‌ترین این مشکلات و ارائه راهکارهای موثر برای رفع آنها می‌پردازیم:
· خطاهای مربوط به اطلاعات صورتحساب:
یکی از مشکلات رایج ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان، عدم تطابق شناسه کالا یا خدمت وارد شده با اطلاعات موجود در سامانه است. این خطا معمولاً به دلیل اشتباه در ورود شناسه یا منقضی شدن آن رخ می‌دهد. راه حل این مشکل، اطمینان از صحت شناسه کالا و خدمت و بررسی آخرین تغییرات در سامانه شناسه کالا و خدمت (stuffid.tax.gov.ir) قبل از ثبت صورت وضعیت است. خطای تاریخ و زمان صدور صورتحساب زمانی رخ می‌دهد که تاریخ و زمان صدور صورتحساب به درستی وارد نشده باشد، مثلاً تاریخ آینده یا تاریخی خارج از بازه مجاز باشد. راه حل: دقت در ورود صحیح تاریخ و زمان صدور صورتحساب و رعایت بازه‌های زمانی تعیین شده توسط سامانه. همچنین در صورت صدور صورتحساب اصلاحی یا ابطالی، تاریخ آن نباید قبل از تاریخ صورتحساب اصلی باشد.
عدم تطابق شماره اقتصادی هنگام ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان زمانی رخ می‌دهد که شماره اقتصادی فروشنده یا خریدار به درستی وارد نشده یا با اطلاعات ثبت شده در سامانه مغایرت داشته باشد. راه حل این مشکل بررسی دقیق شماره اقتصادی و تطبیق آن با اطلاعات موجود در سامانه و در صورت لزوم، اصلاح اطلاعات در سامانه مربوطه است. اشتباه در محاسبه یا ورود نرخ و مبلغ مالیات بر ارزش افزوده می‌تواند منجر به خطا شود که راه حل آن محاسبه دقیق مالیات بر ارزش افزوده بر اساس نرخ‌های مصوب و اعمال آن در صورت وضعیت است.
· مشکلات مربوط به صورتحساب‌های ارجاعی و ابطالی:
در صورت نیاز به اصلاح صورتحساب قبلی، باید صورتحساب ارجاعی صادر شود. اشتباه در این فرآیند می‌تواند منجر به بروز مشکل شود. راه حل این مشکل دقت در انتخاب صورتحساب اصلی و ورود اطلاعات صحیح در صورتحساب ارجاعی است. همچنین تاریخ صدور صورتحساب ارجاعی باید بعد از تاریخ صورتحساب اصلی باشد. در صورت لزوم به ابطال صورتحساب، ممکن است با مشکلاتی مواجه شوید که راه حل صدور صورتحساب ابطالی با مبلغ صفر و رعایت قوانین مربوط به ابطال صورتحساب میباشد.
تاثیر ثبت صورت وضعیت در کاهش مالیات
ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان، نقش مهمی در شفافیت مالی و محاسبه دقیق مالیات پیمانکاران ایفا می‌کند و به طور مستقیم در کاهش ریسک‌های مالیاتی و جلوگیری از پرداخت مالیات اضافی موثر است. با ثبت دقیق اطلاعات مربوط به قرارداد، پیشرفت کار، هزینه‌ها و درآمدها در صورت وضعیت، مبنای محاسبه مالیات به شکل شفاف و مستند مشخص می‌شود. این امر از اعمال مالیات برآوردی و احتمالی جلوگیری کرده و امکان محاسبه دقیق مالیات بر اساس عملکرد واقعی را فراهم می‌سازد. همچنین، ثبت صحیح صورت وضعیت، امکان استفاده از معافیت‌ها و مشوق‌های مالیاتی قانونی را برای پیمانکاران تسهیل می‌کند. به عنوان مثال، در صورت تفکیک هزینههای خرید تجهیزات و مصالح از سایر هزینه‌ها در صورت وضعیت، پیمانکار می‌تواند از معافیت‌های مالیاتی مربوط به این بخش بهره‌مند شود.
در نتیجه، ثبت دقیق و ارسال صورت وضعیت در سامانه مودیان در کارپوشه مودیان، نه تنها به کاهش احتمال بروز اختلافات مالیاتی با سازمان امور مالیاتی کمک می‌کند، بلکه با محاسبه دقیق مالیات بر اساس واقعیت‌های مالی پروژه، می‌تواند منجر به کاهش مبلغ مالیات پرداختی نیز شود.
مدارک لازم برای ثبت صورت وضعیت
برای ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان، ثبت قرارداد پیمانکاری در سامانه مودیان و به طور کلی برای مستندسازی صحیح امور مالی پیمانکاری، مجموعه‌ای از مدارک و مستندات مورد نیاز است که در ادامه به آنها اشاره شده است:
· مدارک اصلی و کلیدی:
قرارداد پیمانکاری (اصل و کپی با الحاقیه‌ها و متمم‌ها)، موافقت‌نامه، شرایط عمومی و خصوصی پیمان، نقشه‌ها و مشخصات فنی، برنامه زمانبندی پروژه (گانت چارت)، صورت‌جلسات تحویل موقت و قطعی، صورت‌وضعیت‌های قبلی (در صورت وجود)
· مدارک مربوط به هر صورت وضعیت:
صورت وضعیت تفصیلی (شامل جزئیات کار، مصالح و هزینه‌ها)، ریز متره، صورت‌جلسات کارگاهی، دستور کارها، فاکتورها و اسناد خرید (با رسید انبار)، سایر مستندات مرتبط (مانند گواهی‌نامه‌های کیفیت و گزارش‌های آزمایشگاهی)
زمانبندی ثبت صورت وضعیت
زمانبندی ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان، تحت تأثیر نوع صورت وضعیت (موقت، قطعی یا ماقبل قطعی)، مفاد قرارداد پیمانکاری (شامل نحوه تهیه، مهلت ارسال و نحوه تایید)، قوانین و مقررات مالیاتی (لزوم ارسال به موقع برای جلوگیری از جرایم) و رویه‌های داخلی شرکت قرار دارد؛ در حالی که مهلت قانونی مشخصی تعیین نشده، تأخیر غیرموجه می‌تواند جریمه داشته باشد و بهترین زمان ارسال، پس از تهیه، تأیید و در اسرع وقت است و هماهنگی با کارفرما و مهندس مشاور در این خصوص توصیه می‌شود.
انواع صورت وضعیت کدامند؟
در ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان دو نوع صورت وضعیت وجود دارد. صورت وضعیتهای موقت و قطعی که هر یک مشخصه‌های خود را دارند. پیمانکار، صورت وضعیت موقت را در حین انجام پروژه و به صورت دوره‌ای تهیه می‌نماید. یعنی پیمانکار بایستی هزینه عملیات پروژه را به صورت ماهیانه در سندی با عنوان صورت وضعیت به کارفرما تحویل دهد. دلیل اصلی تنظیم این صورتحساب، درخواست کلیه هزینههای انجام شده برای مجهز کردن کارگاه و خرید مصالح مورد نیاز میباشد. از دیگر مشخصه‌های صورت وضعیت موقت، علی‌الحساب بودن هزینه‌ها میباشد. یعنی قسمت اساسی صورت وضعیت موقت، هزینه کارهایی است که تا تاریخ قید شده در قرارداد بین پیمانکار و کارفرما، انجام شده‌اند. قسمت دیگر آن مربوط به مصالحی است که در حین کار استفاده شدهاست که به این نوع مصالح، مصالح پای کار گفته می‌شود.
انواع صورت حساب در سامانه مودیان
هزینه مصالح را باید زمانی در صورت وضعیت پروژه وارد کرد که مورد استفاده قرار گیرند. پس از آن می‌توان مبلغ هزینه شده برای خرید مصالح را، از کارفرما درخواست نمود. صورت وضعیت موقت به طور معمول در ابتدای پریود زمانی قرارداد مابین کارفرما و پیمانکار تعیین می‌شود. البته این صورتحساب معمولا در خاتمه هر برج شمسی مورد قبول واقع می‌گردد. برای آنکه پیمانکار بتواند هزینه را به موقع از کارفرما بگیرد، بایستی صورت وضعیت موقت را به کارفرما ارائه کند. در غیر اینصورت کارفرما به خاطر تاخیر در پرداخت، مسئولیتی را به عهده نمی‌گیرد. اگر پیمانکار پریود زمانی صورت وضعیت را زیاد کند، هزینههای مندرج در صورتحساب زیاد می‌شود و ممکن است گروه مشاور آن را تایید نکند. به همین دلیل پیمانکار سعی بر آن دارد که تا جای ممکن صورت وضعیت موقت را در دوره‌های زمانی کوتاه به کارفرما ارائه دهد.
نحوه ارسال صورت وضعیت پیمانکاری به سامانه مودیان چیست؟
مراحل و نحوه ارسال صورت وضعیت پیمانکاری به سامانه مودیان توسط نرم افزار واسط به این صورت است:
• قسمت صورتحساب‌ها و سپس ثبت صورتحساب جدید را انتخاب نمایید.
• نوع صورتحساب را انتخاب کنید که برای قرارداد پیمانکاری، بایستی نوع اول را برگزینید.
• موضوع صورتحساب را اصلی و الگوی صورتحساب را الگوی قرارداد پیمانکاری انتخاب کنید.
• تاریخ ایجاد و تاریخ صدور را مشخص نمایید.
• در فیلد شناسه یکتای قرارداد، بایستی شناسه یکتایی که از مرحله قبل از کارپوشه دریافت نمودید، وارد کنید. طرف حساب شما باید حتما قرارداد را تایید کرده‌باشد که بتوانید قرارداد پیمانکاری‌تان را ثبت نمایید.
• سپس اطلاعات خریدار شامل نوع شخص حقیقی یا حقوقی، کد یا شناسه ملی و شماره اقتصادی را وارد نمایید.
• با انتخاب گزینه افزودن کالا یا خدمات، از لیست ظاهر شده نوع کالا یا خدمات را وارد نمایید.
• سپس صورت وضعیت با ارزش افزوده را وارد کنید.
• در نهایت کلید «ثبت کالا یا خدمات» را فشار دهید.
• پس از ثبت نهایی، روی کلید ارسال صورتحساب کلیک کنید.
مراحل ثبت قرارداد جهت دریافت شناسه یکتای قرارداد چگونه است؟
برای ارسال صورتحساب پیمانکاری در سامانه مودیان، بایستی قرارداد مورد نظر را در کارپوشه ثبت و تایید نمایید. پس از آن صورتحساب خود را با الگوی «پیمانکاری» و وارد کردن شناسه یکتای ثبت قرارداد ثبت کنید. مراحل کار جهت دریافت شناسه یکتای قرارداد، به صورت زیر است:
• وارد کارپوشه شوید.
• روی ورود به پرونده کلیک کنید.
• از منوی ستون سمت راست، ابتدا قراردادها و سپس قراردادهای پیمانکاری را انتخاب نمایید.
• روی دکمه ثبت قرارداد جدید کلیک کنید.
• در فیلد مربوطه نقش خود را «پیمانکار» انتخاب نمایید.
• در فیلد ثبت با شماره اقتصادی کارفرما، شماره اقتصادی یا شناسه هویتی و کد پستی را وارد کنید.
• نوع و تاریخ قرارداد را انتخاب نمایید.
• در فیلد نوع قرارداد که دو گزینه لیست تامین نیروی انسانی و سایر قراردادها را دارد، سایر قراردادها را برگزینید.
• پس از گرفتن استعلام و اطمینان از آنکه قرارداد دیگری با این مشخصه‌ها وجود ندارد، به مرحله ثبت نهایی بروید.
نحوه دریافت شناسه یکتای قرارداد چگونه است؟
هنگام ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان، وقتی پیمانکار بر روی ثبت نهایی کلیک می‌کند، قرارداد با یک شماره ذخیره می‌گردد. البته قبل از آن باید قرارداد به تایید کارفرما برسد. با کلیک روی قرارداد می‌بینید که وضعیت قرارداد «در انتظار واکنش» است. طرف دیگر قرارداد یعنی کارفرما باید قرارداد را تایید کند تا پیمانکار بتواند از شماره شناسه یکتای قرارداد استفاده نماید.
در ادامه ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان، در این مرحله شما در نقش کارفرما باید مراحل زیر را دنبال کنید:
• در کارپوشه ویژه کارفرما وارد شوید.
• با انتخاب مدیریت قراردادها، قسمت قراردادهای پیمانکاری را انتخاب کنید.
• سپس در جدول لیست قراردادها، در ستون مربوط به بخش جزئیات قراردادها، مشخصات قرارداد را مشاهده می‌کنید. در ستون وضعیت قرارداد، قرارداد «در انتظار واکنش» را مشاهده می‌کنید.
• با انتخاب کلید جزئیات، فرم دیگری ظاهر می‌شود. در سمت چپ و بالای جدولِ مشخصات قراردادها، دو کلید رد و تایید وجود دارد.
• با فشار روی کلید تایید، پیامی ظاهر می‌شود که «با این اقدام قرارداد شما تایید شده و ثبت نهایی خواهد شد.»
پس از تایید کارفرما، پیمانکار در کارپوشه خود در قسمت قراردادهای پیمانکاری می‌تواند وضعیت تایید نهایی قرارداد را ببیند. شماره‌ای که در زیر ستون شماره قراردادها نشان داده شده، همان شماره شناسه یکتای قرارداد است. حالا پیمانکار می‌تواند شناسه یکتا را برای انتقال به داخل نرم افزار واسط خود کپی نماید.
پس از ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان، چگونه می‌توان صورت وضعیت ایجاد کرد؟
به منظور ارسال صورت وضعیت پیمانکاری به سامانه مودیان، ابتدا بایستی صورتحساب الکترونیکی یا صورت وضعیت، طی مراحل زیر ایجاد گردد:
• با کلیک روی آیکون نرم افزار واسط موجود در لپ‌تاپ، آن را اجرا نمایید.
• در نرم افزار واسط روی مودیان کلیک کنید.
• با کلیک روی شرکت مورد نظر، آن را انتخاب نمایید.
• طبق شناسه یکتای مالیاتی بایستی صورتحساب ایجاد کنید.
• پس از کلیک روی «ایجاد صورتحساب» فرمی ظاهر می‌شود. نوع فاکتور را نوع 1 و الگوی صورتحساب را پیمانکاری انتخاب کنید. سریال صورتحساب را وارد نمایید. این صورتحساب الکترونیکی همان صورت وضعیت است.
• شناسه یکتای قرارداد را که در قسمت فوق کپی کرده‌اید در فیلد مربوطه Paste یا جایگذاری کنید.
• سپس موضوع صورتحساب را اصلی وارد کرده و نام خریدار را از لیست کشویی انتخاب نمایید.
• سپس روش تسویه را به عنوان نمونه، نقدی انتخاب نموده و با کلیک روی کلید «ایجاد» صورت وضعیت را تولید کنید.
• در نهایت صفحه‌ای ظاهر می‌شود که قسمت مهم آن افزودن کالا یا خدمات است که باید روی آن کلیک کنید.
• در فرم ظاهر شده، تمامی فیلدهای مربوط به ایجاد خدمات و کالا را تکمیل نمایید. مواردی که باید تکمیل شود شامل نام کالا یا خدمات، شناسه کالا یا خدمات، مقدار، واحد اندازه‌گیری، مبلغ، نرخ مالیات ارزش افزوده و بقیه موارد میباشد.
منظور از صورت وضعیت قطعی چیست؟
یکی از صورت وضعیتهای مورد قبول در هنگام ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان، صورت وضعیت قطعی است. صورت وضعیتی که در خاتمه کار پروژه تنظیم می‌شود، صورت وضعیت قطعی نامیده می‌شود. تمامی بندهایی که در طول قرارداد اجرا نشده و هزینه‌هایی که برای برچیدن کارگاه به‌کار رفته‌است، در این صورت وضعیت درج می‌شوند. اگر اشتباهاتی در صورت وضعیتهای موقت پیش آمده‌باشد، در صورتحساب قطعی تلافی می‌شود. باید گفت دقیق‌ترین و آخرین صورتحسابی که پیمانکار تهیه می‌کند به عنوان صورت وضعیت قطعی به مشاوران و کارفرما تحویل می‌دهد. دقت در تهیه این صورت وضعیت بسیار مهم است زیرا هر اشتباه کوچکی که در این صورت وضعیت اعمال شود، می‌تواند ضررهای مالی جبران ناپذیری به پیمانکار وارد کند. این در حالی است که اگر در صورت وضعیت موقت خطایی پیش آید امکان جبران آن در صورت وضعیتهای بعدی خواهد بود.
زمان نهایی تحویل صورت وضعیت قطعی، حداکثر یک ماه بعد از تحویل پروژه میباشد. پیمانکار می‌تواند هنگام ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان، لیست عملیات انجام شده منطبق با قرارداد را توسط امکانات این سامانه تهیه کرده و برای کارفرما یا گروه مشاور ارسال کند. تیم مشاور پس از بررسی صورت وضعیت طی مدت دو ماه آن را برای کارفرما ارسال می‌نماید. کارفرما بایستی تمامی هزینههای باقی‌مانده را ماکزیمم تا سه ماه پس از دریافت صورت وضعیت قطعی، پرداخت کند. صورت وضعیت قطعی برای تسویه حساب تهیه می‌گردد و پیمانکار می‌تواند بدون تهیه صورت وضعیتهای موقت، فقط یکبار صورت وضعیت قطعی را ارائه نماید.
موارد فسخ قرارداد در قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان چگونه است؟
پس از ثبت قراردادهای پیمانکاری در سامانه مودیان، اگر قراردادی فسخ گردد بایستی صورت وضعیت قطعی برای آن تهیه شود. در این مواقع معمولا گروه مشاور صورت وضعیت قطعی را ایجاد کرده و آن را جهت بررسی برای پیمانکار ارسال می‌کنند. پیمانکار با مطالعه موارد مندرج در سند، اختیار دارد که موارد را قبول کرده و امضا کند و یا آنکه صورت وضعیت را رد کرده و از امضای آن خودداری نماید.
به هر حال علی‌رغم رد یا پذیرش صورتحساب توسط پیمانکار، این سند برای کارفرما ارسال می‌شود. اگر پیمانکار نسبت به موارد ثبت شده در صورت وضعیت، اعتراضی داشته باشد، بایستی طی مدت یک ماه اعتراض خود را به کارفرما ابلاغ کند. البته اعتراض بایستی با ارائه اسناد و مدارک کافی، همراه باشد. در اینصورت کارفرما نیز یک ماه مهلت دارد که به اعتراضات پیمانکار رسیدگی نماید. اگر اعتراضات پیمانکار مورد قبول واقع نگردد، او حق دارد از کارفرما شکایت کند. در صورتی‌که کارفرما از رسیدگی به اعتراضات خودداری نماید، ابلاغیه اعتراض پیمانکار به صورت خودکار پذیرفته می‌شود.
مواردی که در ارسال صورتحساب الکترونیکی باید در نظر داشت کدامند؟
حال که با نحوه ارسال صورتحساب پیمانکاری در سامانه مودیان آشنا شدید، لازم است بدانید پس از ارسال صورتحساب به این پلتفرم، امکان اصلاح و حذف آن وجود ندارد. در مورد ابطال صورتحساب قرارداد پیمانکاری، لازم است طرف قرارداد آن را باطل نماید و شما صورتحساب جدید صادر کنید. اگر طرف قرارداد درخواست اصلاح صورتحساب را داشت یک صورتحساب اصلاحی ایجاد نمایید و آیتم برگشت از فروش را ارسال کنید. مواردی که می‌توانید صورتحساب‌های ارسالی را ویرایش نمایید در ادامه آمده‌است:
• امکان حذف یا ویرایش صورتحساب پس از ارسال آن وجود ندارد. لازم است یک صورتحساب جدید با عنوان ابطالی، اصلاحی و یا برگشت از فروش تهیه کرده و ارسال نمایید.
• کد شناسه یکتای قرارداد را در صورتحساب جدید جایگذاری کنید.
• شماره سریال داخلی صورتحساب را شماره‌ای متفاوت از سریال‌های اصلی انتخاب کنید. فیلد سریال اصلی را خالی بگذارید.
• در صورتحساب اصلاحی، نمی‌توانید تاریخ قبل‌تر از صورتحساب ارسالی را به‌کار برید ولی استفاده از تاریخ بیشتر امکان‌پذیر است.
• هنگام ایجاد صورتحساب اصلاحی، می‌توانید هزینه و تاریخ را بیشتر کنید و موارد قبلی که اصلی بوده باطل می‌گردد. موارد باطل شده در محاسبات کارپوشه وارد نمیشود.
• در محاسبات کارپوشه، تمامی موارد هزینههای اصلی، اصلاحی و برگشت داده شده منظور خواهند شد.
مشخصه‌های صورتحساب اصلاحی در سامانه مودیان کدامند؟
پیش از الکترونیکی شدن فرایند ایجاد و ارسال صورتحساب‌ها، اصلاح صورتحساب امکان‌پذیر نبود. به طور معمول فاکتور قبلی ابطال و صورتحساب جدید صادر می‌گردید. دلیل اصلی، آن بود که ویرایش صورتحساب‌های چاپی امکان نداشت، پس فاکتور قبلی را باطل کرده و صورتحساب جدید ایجاد می‌کردند. بعد از راه‌اندازی سامانه‌های الکترونیکی، امکان پیگیری صورتحساب‌ها از طریق شناسه یکتای مالیاتی آن ها به وجود آمد، به همین دلیل امکان ویرایش صورتحساب و ایجاد صورتحساب اصلاحی فراهم گردید. البته همه موارد قابل ویرایش نیست. موارد غیرقابل تغییر شامل اطلاعات اصلی است که موارد زیر را در برمی‌گیرد:
• شماره اقتصادی.
• شناسه ملی/شماره ملی/شناسه مشارکت مدنی/کد فراگیر اتباع غیر ایرانی.
• شناسه کالا یا خدمت.
تعداد و هزینه‌ها در صورتحساب اصلاحی قابل ویرایش است. در این صورت پیمانکار باید صورتحساب جدید که حاوی شناسه یکتای قرارداد صورتحساب مرجع است را ایجاد نموده و به سامانه مودیان ارسال کند. در صورتحساب اصلاحی، تمامی اطلاعات صورتحساب الکترونیکی اولیه به همراه موارد ویرایش شده آن درج می‌شود. اگر صورتحساب از نوع اول باشد، مانند صورتحساب اولیه باید توسط کارفرما تایید گردد.
سوالات متداول
آیا برای ثبت هر صورت وضعیت موقت، نیاز به ثبت جداگانه قرارداد در سامانه مودیان است؟ خیر. پس از ثبت قرارداد اصلی و دریافت شناسه یکتای قرارداد، برای هر صورت وضعیت موقت مرتبط با همان قرارداد، نیازی به ثبت مجدد قرارداد نیست. کافیست در هنگام ثبت صورت وضعیت، به شناسه یکتای قرارداد اصلی ارجاع داده شود.
اگر در حین اجرای پروژه، تغییری در مفاد قرارداد اصلی ایجاد شود (مثلاً افزایش مبلغ قرارداد یا تغییر در حجم کار)، چگونه باید در سامانه مودیان این تغییرات را اعمال کرد؟ برای اعمال تغییرات در قرارداد اصلی، باید متمم یا الحاقیه‌ای به قرارداد اصلی تنظیم و در سامانه مودیان ثبت شود. این متمم یا الحاقیه، تغییرات ایجاد شده را به طور دقیق مشخص می‌کند و به قرارداد اصلی پیوست می‌شود.
آیا امکان ثبت صورت وضعیت برای قراردادهایی که قبل از راه‌اندازی سامانه مودیان منعقد شده‌اند، وجود دارد؟ بله، امکان ثبت صورت وضعیت برای این قراردادها نیز وجود دارد. در این حالت، باید اطلاعات اصلی قرارداد در سامانه مودیان ثبت و سپس صورت وضعیتهای مربوطه ارسال شوند.
در صورت بروز اختلاف بین پیمانکار و کارفرما در خصوص مبلغ صورت وضعیت، آیا می‌توان به اطلاعات ثبت شده و ثبت صورت وضعیت در سامانه مودیان استناد کرد؟ اطلاعات ثبت شده در سامانه مودیان، به عنوان یک سند رسمی و معتبر، می‌تواند در حل اختلافات بین پیمانکار و کارفرما مورد استناد قرار گیرد. با این حال، در صورت بروز اختلاف جدی، ممکن است نیاز به بررسی مدارک و مستندات تکمیلی نیز باشد.